📄 Quais são as exigências em relação às notas fiscais?
Introdução
A GPS Facility adota um rigoroso padrão de controle e conformidade fiscal em todas as suas operações. Por isso, o correto envio, preenchimento e validação das notas fiscais é um fator indispensável para garantir:
- A legalidade das transações
- O cumprimento dos prazos de pagamento
- A rastreabilidade de produtos e serviços
- A integração contábil e fiscal adequada
Neste artigo, explicamos todas as exigências da empresa em relação às notas fiscais, quais erros devem ser evitados, os prazos e canais para envio, e as consequências do não cumprimento dessas regras.
📌 Por que as exigências com notas fiscais são tão importantes?
Notas fiscais são documentos fiscais obrigatórios que comprovam uma operação comercial, seja ela de venda de produtos ou prestação de serviços. Elas impactam diretamente:
- O controle financeiro da empresa
- O recolhimento correto de impostos
- A escrituração contábil e fiscal
- A liberação de pagamentos aos fornecedores
- A auditoria e compliance
Por isso, qualquer erro, omissão ou atraso na emissão ou envio pode comprometer todo o processo de pagamento, gerar multas, rejeições fiscais ou até riscos jurídicos para ambas as partes.
📤 Como e quando as notas fiscais devem ser enviadas?
Para garantir o processamento correto da nota e o pagamento no prazo acordado, os fornecedores devem seguir as seguintes orientações:
📆 1. Prazo de envio
- As notas fiscais devem ser enviadas até o dia 15 de cada mês.
- Notas recebidas após essa data serão programadas para pagamento somente no mês seguinte.
📬 2. Canal de envio
As notas fiscais devem ser enviadas exclusivamente por e-mail, para o endereço:
⚠️ Não são aceitos envios por WhatsApp, impressos ou outros meios alternativos.
📨 3. Informações obrigatórias no corpo do e-mail
Para agilizar o processo de validação e lançamento, o fornecedor deve incluir no corpo do e-mail:
- Nome do responsável pela solicitação
- Unidade ou projeto atendido
- Número do pedido de compra (quando aplicável)
- Tipo de fornecimento (produto ou serviço)
- Forma de pagamento acordada
- Contato direto do fornecedor em caso de dúvidas
🧾 Exigências quanto ao preenchimento da nota fiscal
A nota fiscal precisa estar completa, sem rasuras ou erros, e apresentar corretamente:
| Campo | Exigência |
|---|---|
| Razão social do tomador | GPS Facility Serviços Gerais Ltda. |
| CNPJ | 11.294.485/0001-08 (ou conforme CNPJ da unidade) |
| Endereço | Conforme unidade de destino ou contrato |
| Discriminação dos serviços ou produtos | Deve ser clara, detalhada e compatível com o pedido de compra |
| Valor total | Deve coincidir exatamente com o valor contratado/cotado |
| Tributos | Correta incidência de ISS, ICMS, PIS/COFINS, IR, CSLL, conforme o tipo de fornecimento |
| CFOP / CNAE / Natureza da operação | Correta de acordo com a operação realizada |
| Código do pedido ou contrato | Quando aplicável, deve constar na nota |
| Data de emissão | Alinhada com a data da entrega ou prestação de serviço |
📥 Requisitos adicionais para notas de serviço
Quando se tratar de prestação de serviços, a nota deve obrigatoriamente vir acompanhada de:
- RPA (Recibo de Prestação de Serviços), se autônomo
- Contrato de prestação, quando solicitado
- Comprovante de retenções tributárias (ISS, IR, INSS, etc.)
- Relatório de medição (quando exigido por contrato)
- Guia de INSS (GPS), quando aplicável
❌ Erros mais comuns que geram devolução da nota
- CNPJ da GPS errado
- Valores diferentes do pedido de compra
- Falta de informações obrigatórias
- Itens descritos de forma genérica ou incorreta
- Tributos destacados de forma equivocada
- Falta de retenções obrigatórias (INSS, ISS, etc.)
- Envio após o dia 15
- Nota enviada para o e-mail errado
Notas com qualquer uma dessas inconsistências serão devolvidas, e o pagamento será automaticamente postergado para o próximo ciclo, gerando atrasos e retrabalho.
📊 Fluxo de validação da nota fiscal
- Recebimento da nota fiscal por e-mail
- Conferência fiscal e documental pela equipe de contabilidade
- Verificação de conformidade com o pedido/contrato
- Lançamento no sistema interno
- Programação do pagamento conforme calendário
- Arquivo e guarda digital da nota para auditorias
✅ Boas práticas para fornecedores
- Use um modelo-padrão de e-mail com checklist antes de enviar a nota
- Mantenha comunicação clara com o setor de compras
- Confirme dados fiscais da GPS antes de emitir a nota
- Fique atento ao prazo de envio e organize-se com antecedência
- Evite enviar várias notas no mesmo e-mail sem distinção
- Solicite apoio ao setor de compras em caso de dúvida técnica
🧑💼 Contato para dúvidas
Caso precise de orientação para emissão ou envio de notas fiscais, entre em contato com nosso setor fiscal:
- Horário de atendimento: Segunda a sexta, das 08h às 17h
📅 Reforçando o calendário
| Envio da NF até: | Pagamento realizado até: |
|---|---|
| Dia 15 do mês corrente | Padrões de pagamento |
| Após o dia 15 | Somente no mês seguinte |
Notas enviadas no prazo, com todas as exigências atendidas, garantem agilidade no pagamento e bom relacionamento com a GPS Facility.
Conclusão
A atenção às exigências das notas fiscais é um fator essencial para manter a eficiência, a conformidade e a transparência na relação entre a GPS Facility e seus fornecedores. Seguindo as orientações apresentadas neste artigo, você garante que sua nota seja validada e paga dentro do prazo correto, evitando retrabalho e garantindo confiança mútua.
