📄 Como funciona o processo de requisição de compras?
Introdução
O processo de requisição de compras na GPS Facility é fundamental para garantir a aquisição adequada de materiais, equipamentos, serviços e suprimentos necessários para o funcionamento das operações. Ele envolve uma sequência clara de etapas que visam proporcionar controle, economia, rastreabilidade e eficiência, respeitando o orçamento e os prazos da organização.
Neste artigo, você vai entender o passo a passo do processo de requisição, quem são os responsáveis em cada fase e o que é necessário para garantir que sua solicitação seja atendida dentro das janelas de compra e pagamento da empresa.
🧭 O que é uma requisição de compras?
A requisição de compras é um documento formal interno utilizado para solicitar a compra de produtos ou contratação de serviços. Ela serve como ponto de partida para que o setor de compras inicie o processo de cotação, análise e aquisição.
Ela deve conter informações completas e claras, como:
- Nome do item ou serviço solicitado
- Quantidade
- Especificações técnicas (se necessário)
- Justificativa da solicitação
- Centro de custo ou projeto ao qual está vinculado
- Prazo desejado para entrega
- Responsável pela solicitação
📌 Quando posso fazer uma requisição?
A GPS Facility trabalha com janelas fixas de compras, nos seguintes dias:
- Dia 28
As requisições devem ser planejadas para chegar ao setor de compras antes ou no máximo até essas datas, respeitando os prazos internos de validação e aprovação. Compras emergenciais fora desse cronograma devem ser justificadas e autorizadas pela liderança.
🧾 Etapas do Processo de Requisição de Compras
1. Identificação da necessidade
O setor solicitante detecta a necessidade de um material, equipamento ou serviço. É importante verificar se já há estoque disponível antes de iniciar a requisição.
2. Preenchimento da requisição
A requisição deve ser preenchida com todas as informações necessárias, de forma clara e objetiva. É fundamental descrever o item com precisão para evitar erros na cotação.
3. Aprovação da liderança
Após preenchida, a requisição precisa ser aprovada pelo gestor da área. Ele é o responsável por validar a necessidade, o orçamento e a urgência da solicitação.
4. Envio ao setor de compras
Com a aprovação, a requisição é enviada ao setor de compras, que fará a análise e iniciará o processo de cotação com fornecedores homologados ou cadastrados.
5. Cotação e negociação
O setor de compras realiza a cotação com no mínimo 03 fornecedores, busca o melhor custo-benefício e avalia prazos de entrega e condições de pagamento. Quando necessário, também verifica garantias e certificados de qualidade.
6. Aprovação final e emissão do pedido
A melhor proposta é selecionada e o pedido de compra é emitido. Em alguns casos, pode haver uma nova rodada de validação, especialmente em compras de maior valor ou fora do padrão.
7. Recebimento e conferência
O item ou serviço é entregue na unidade solicitante, que deve conferir a quantidade, a qualidade e a conformidade com o pedido original. Caso haja divergências, o setor de compras deve ser imediatamente informado.
8. Lançamento da nota fiscal
A nota fiscal do fornecedor deve ser lançada no sistema até o dia 15 para garantir o pagamento dentro do mesmo mês. Após esse prazo, o pagamento é agendado apenas para o mês seguinte.
⚠️ Erros comuns que devem ser evitados
- Requisições com informações incompletas
- Solicitação fora das janelas de compra
- Falta de justificativa em compras emergenciais
- Itens sem especificação técnica adequada
- Notas fiscais entregues com atraso
- Requisições não aprovadas pela liderança
Evitar esses erros contribui para a agilidade do processo e reduz a necessidade de retrabalho.
🙋♂️ Quem são os responsáveis em cada etapa?
- Solicitante: Identifica a necessidade, preenche a requisição e faz o recebimento
- Gestor da área: Aprova a solicitação e acompanha o processo
- Setor de compras: Cotação, negociação, emissão do pedido e acompanhamento de entrega
- Financeiro: Valida e realiza os pagamentos conforme calendário
- Fornecedor: Entrega o item ou executa o serviço e emite a nota fiscal corretamente
📊 Exemplo prático
Imagine que o setor de manutenção precisa de novos EPI’s (Equipamentos de Proteção Individual). O processo seria:
- O encarregado preenche a requisição com os tipos de EPI, quantidades e tamanhos
- O gestor do setor valida a urgência e aprova a solicitação
- A requisição é enviada até o dia 10 ao setor de compras
- Compras realiza a cotação com três fornecedores
- A melhor proposta é aprovada e o pedido é emitido
- Os EPI’s chegam no dia 20, são conferidos e distribuídos aos funcionários
- A nota fiscal é lançada no sistema até o dia 15 e o pagamento é feito no dia 22
✅ Boas práticas para uma requisição eficiente
- Planeje com antecedência e respeite o calendário
- Mantenha controle de estoque para evitar urgências
- Forneça detalhes técnicos ou referências do produto
- Alinhe com seu gestor antes de enviar a requisição
- Verifique se o fornecedor está cadastrado na empresa
- Comunique o setor de compras em caso de mudanças no pedido
📞 Dúvidas ou suporte
Caso precise de ajuda para preencher uma requisição ou acompanhar o andamento de um pedido, entre em contato com o setor de compras:
- Horário de atendimento: Segunda a sexta, das 08h às 18h
Conclusão
O processo de requisição de compras da GPS Facility é estruturado para garantir eficiência, controle financeiro e atendimento das demandas operacionais de forma organizada. Seguir cada etapa corretamente evita atrasos, reduz custos e fortalece o relacionamento entre áreas e fornecedores.
Ao entender e aplicar corretamente esse processo, você contribui diretamente para o bom funcionamento da empresa.
