- comercial@gpsfacility.com
- (61) 3044-6600
Menu
Guia prático com acessos, regras internas, pontos de apoio, escala e comunicação para integração da GPS Facility
Contratar uma equipe terceirizada de facilities como a GPS Facility é apenas o primeiro passo. O sucesso da parceria depende diretamente de como você prepara o ambiente, organiza acessos, define regras e estabelece comunicação clara. Um onboarding bem estruturado reduz em 67% o tempo de adaptação da equipe e elimina 82% dos problemas operacionais nos primeiros 90 dias.
Com 15 anos de experiência integrando equipes em mais de 200 contratos (condomínios residenciais, corporativos, shoppings, indústrias, hospitais), a GPS Facility compilou este guia prático. Aqui você encontra o checklist completo do que precisa preparar ANTES da equipe chegar, como estruturar o primeiro dia, e como garantir que a operação comece no ritmo certo desde o início.
💡 Regra de Ouro: Quanto melhor você preparar o ambiente nos 15 dias que antecedem o início do contrato, mais rápido a equipe GPS Facility atinge performance máxima. Clientes que seguem este guia completamente atingem 95% de eficiência operacional em 30 dias (vs. 60-75% para quem não prepara adequadamente).
Do contrato assinado até o primeiro dia operacional
GPS Facility agenda reunião com síndico/gestor de facilities para apresentar supervisor da conta, entender particularidades do imóvel, coletar informações críticas e alinhar expectativas.
Separar: plantas baixas, inventário de equipamentos, manuais, contratos ativos (elevador, segurança, limpeza), lista de fornecedores, histórico de problemas recorrentes.
Equipe técnica GPS faz auditoria de 4-8 horas: todos os sistemas (elétrico, hidráulico, HVAC, bombas, segurança, jardim), pontos críticos, pendências, prioridades de manutenção.
Liberar acesso total (casas de máquinas, quadros elétricos, barriletes, subestação, áreas restritas). Designar pessoa para acompanhar vistoria e responder dúvidas.
GPS entrega relatório com 150+ fotos, diagnóstico completo, pendências críticas (vermelho), médias (amarelo), leves (verde), cronograma de correções e custo estimado.
Aprovar plano de ação, priorizar correções críticas, liberar orçamento para pendências urgentes que impedem operação.
Cliente prepara ponto de apoio para equipe, providencia crachás/acessos, cadastra equipe no sistema de controle, comunica moradores/colaboradores sobre mudança.
Seguir checklist completo de preparação (detalhado nas próximas seções). Este é o passo mais crítico.
Supervisor GPS + gestor do cliente confirmam: horários, escalas, prioridades da primeira semana, contatos de emergência, senhas de sistemas, canais de comunicação.
Confirmar que TUDO do checklist está pronto. Qualquer item faltando atrasa o início operacional.
Equipe GPS chega, recebe integração de 2-4 horas (tour completo, apresentações, regras, sistemas), inicia operação assistida. Supervisor acompanha todo primeiro dia.
Disponibilizar alguém da gestão para acompanhar integração, esclarecer dúvidas, apresentar particularidades do imóvel.
Clientes que seguem esta linha do tempo rigorosamente atingem 90%+ de eficiência operacional na primeira semana. Aqueles que pulam etapas ou deixam para última hora levam 60-90 dias para alcançar o mesmo nível — e enfrentam problemas de comunicação, acessos, retrabalho e insatisfação de usuários.
O que a equipe GPS precisa para trabalhar desde o primeiro minuto
Quantidade: 1 por membro da equipe + 2 sobressalentes para coberturas
Permissões: Acesso 24/7 a todas as áreas técnicas (casas de máquinas, barriletes, subestação, quadros elétricos, coberturas, subsolos)
Identificação: Nome completo + função + "GPS Facility" + foto
Locais: Casa de máquinas, sala de bombas, quadro geral de luz (QGBT), barrilete, portão de acesso a jardim/estacionamento, depósito de ferramentas, almoxarifado
Organização: Jogo completo em chaveiro identificado + jogo reserva em armário de segurança
Controle: Termo de responsabilidade assinado por supervisor GPS
Alarmes: Código de arme/desarme de alarmes (técnico + coação)
CFTV: Login para visualizar câmeras e exportar gravações (se necessário)
Controle de Acesso: Login para liberar acessos temporários (fornecedores, entregadores)
BMS/Automação: Login read-only ou full-access conforme escopo do contrato
Wi-Fi: Rede dedicada para equipe técnica (ou senha de rede técnica)
Portaria: Cadastrar equipe GPS como "prestador permanente" para evitar burocracias diárias
Documentação: RG, CPF, comprovante de residência, ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) em arquivo
Veículos: Se aplicável, cadastrar placas de veículos da equipe para entrada sem autorização prévia
Garagens: Liberar acesso para manutenção de portões, iluminação, sistemas de CO2
Salões de Festas: Para manutenção de ar-condicionado, elétrica, hidráulica
Academia/Piscina: Preferencialmente fora de horário de pico (manutenções rápidas às 6h-8h ou após 20h)
Cliente fornece acessos gradualmente ("vamos liberando conforme necessário") → Resultado: Equipe GPS não consegue executar manutenções preventivas, precisa pedir autorização a cada tarefa, produtividade cai 50%, problemas não são identificados a tempo. Solução GPS: No D-5, fornecemos planilha com TODOS os acessos necessários. Cliente preenche, valida e entrega no D-1. Acessos faltantes são tratados como "bloqueadores" que atrasam SLA.
Como alinhar expectativas e evitar conflitos
Fornecer: Cópia completa (preferencialmente digital em PDF)
Destacar: Horários de silêncio, áreas de circulação proibidas, regras de uso de elevadores de carga, descarte de resíduos, uniformização obrigatória
GPS Facility: Supervisor repassa pontos críticos em integração no Dia 1
Condomínios Residenciais: Geralmente 22h-8h sem ruídos (furadeiras, marteladas, serras)
Empresas: Manutenções ruidosas após 18h ou fins de semana (pré-agendadas)
Shoppings: Manutenções pesadas entre 22h-6h (horário de fechamento)
Indústrias: Coordenar paradas de equipamentos com produção
Portaria: Como anunciar entrada/saída? Precisa carimbar livro de ocorrências?
Elevadores: Há elevador de serviço exclusivo? Horários restritos em elevadores sociais?
Estacionamento: Vaga fixa para veículo GPS? Estacionar na rua? Área de carga/descarga?
Uniformização: Padrão da GPS (camisa azul + calça jeans) é aceito? Há exigência de cor específica?
Lixo comum: Onde descartar luvas, panos, embalagens? Há caçambas separadas?
Resíduos perigosos: Lâmpadas fluorescentes, pilhas, baterias, óleos lubrificantes → onde armazenar para coleta especializada?
Entulho: Se houver reformas/reparos estruturais, quem contrata caçamba? Cliente ou GPS?
Quem informa interrupções? Água, luz, ar-condicionado: GPS avisa diretamente usuários ou passa pelo síndico/gestor?
Como avisar? Whatsapp, e-mail, mural, aplicativo de condomínio, megafone?
Antecedência: Mínimo de 48h para manutenções programadas que causam transtornos
EPIs básicos GPS: Capacete, óculos, luvas, botina (sempre obrigatórios em manutenções)
EPIs específicos do cliente: Há exigência de capacete com cor específica? Colete refletivo? Identificação adicional?
Áreas classificadas: Se indústria/hospital, há áreas com requisitos especiais (roupa descartável, máscara N95)?
No Dia 1, organizamos uma "Reunião de Integração" de 30-45 minutos onde o síndico/gestor apresenta: particularidades do imóvel, moradores/usuários VIP (idosos, pessoas com deficiência, crianças), histórico de problemas recorrentes, sensibilidades (ex: morador reclama de barulho, sala X é da diretoria). Esta reunião reduz em 78% os conflitos culturais nos primeiros 90 dias.
Espaço físico e recursos para equipe trabalhar com conforto
Tamanho: Mínimo 8m² (ideal 12-15m²) para armazenar ferramentas, escadas, EPI, materiais de consumo
Localização: Próximo a áreas técnicas (casa de máquinas, subestação) para facilitar deslocamento
Segurança: Porta com chave, armários com cadeado para ferramentas de valor
Ventilação: Janela ou exaustor (materiais químicos não podem ficar em local fechado)
Energia: Tomadas 110V e 220V para carregar ferramentas elétricas
Espaço: Mesa + cadeiras para 2-4 pessoas (pode ser área compartilhada com outras terceirizadas)
Equipamentos: Geladeira pequena (para marmita), micro-ondas, pia com água potável, lixeira
Conforto: Ventilador ou ar-condicionado (se possível), armários individuais com cadeado
Banheiro: Acesso a banheiro limpo e exclusivo (ou compartilhado com outras equipes de serviço)
⚖️ Obrigatório por lei (NR-24): Empregador deve fornecer condições mínimas de conforto para refeições
Necessário: Mesa + cadeira, tomada para notebook, acesso à internet (Wi-Fi ou cabo)
Localização: Pode ser na sala de ferramentas ou em sala administrativa compartilhada
Uso: Supervisor precisa gerar relatórios, emitir ordens de serviço, comunicar com GPS matriz
Cliente fornece (opcional): Estoque básico de peças de reposição rápida
Exemplos: Lâmpadas (LED, halógenas), fusíveis, disjuntores sobressalentes, vedações (O-rings), filtros de ar-condicionado, lubrificantes
Gestão: GPS controla estoque, avisa quando reposição é necessária, cliente aprova compra
Vantagem: Reduz tempo de resposta de 48h para 2h em manutenções simples
Vaga fixa: Se equipe usa veículo, reservar 1 vaga em área de serviço
Carga/descarga: Acesso facilitado para receber materiais, equipamentos pesados (bombas, chillers)
Horário: Se área é compartilhada, definir horários preferenciais para GPS (ex: 8h-10h, 14h-16h)
Até 50 unidades: Armário de 2m x 1m em área de serviço + acesso a banheiro/cozinha compartilhada já é suficiente
100+ unidades: Sala exclusiva de 12-15m² com armários, bancada de trabalho, área de descanso integrada
Oficina completa de 30-40m² com bancada, prateleiras, área administrativa, vestiário para troca de uniformes
Cliente não fornece ponto de apoio adequado → Equipe GPS guarda ferramentas no carro, faz refeições em áreas inadequadas, perde 45min/dia só em deslocamento. Produtividade cai 30%, tempo de resposta aumenta, satisfação da equipe despenca. Solução GPS: Se cliente não tem espaço disponível no D-1, adiamos início operacional até que infraestrutura mínima esteja pronta. Não comprometemos bem-estar da equipe.
Como definir presença da equipe GPS conforme necessidades
Funcionamento: 2 técnicos em revezamento, cada um trabalha 12 horas e folga 36 horas
Cobertura: 24/7 com presença física constante
Ideal para: Condomínios residenciais que precisam de alguém sempre presente para emergências
Custo: Mais alto (2 salários full-time)
Exemplo de escala:
Técnico A: 7h às 19h nos dias ímpares (1, 3, 5, 7...)
Técnico B: 7h às 19h nos dias pares (2, 4, 6, 8...)
Aos finais de semana/feriados: revezamento com plantão adicional remunerado
Funcionamento: Equipe trabalha segunda a sexta (8h/dia) + sábado alternado (4h)
Cobertura: Horário comercial (7h-17h ou 8h-18h) com plantão de sobreaviso para emergências
Ideal para: Empresas, indústrias, shoppings que operam em horário comercial
Custo: Médio (1-2 salários conforme tamanho)
Exemplo de escala:
Seg a Sex: 8h às 17h (1h intervalo almoço)
Sábado (alternado): 8h às 12h
Emergências fora de horário: Técnico de sobreaviso atende em até 2h com hora extra paga
Funcionamento: Técnico visita o local 2-3x por semana em horários pré-definidos para manutenções preventivas
Cobertura: Não há presença constante. Emergências são atendidas por acionamento (2-4h de SLA)
Ideal para: Condomínios pequenos (até 40 unidades) com baixo volume de manutenções
Custo: Mais econômico (cobrança por visita ou pacote mensal)
Exemplo de escala:
Terça: 9h às 12h (manutenção preventiva + pequenos reparos)
Quinta: 14h às 17h (manutenção preventiva + atendimento de chamados)
Sábado (quinzenal): 9h às 12h (manutenções que exigem interrupções)
Funcionamento: 3-5 técnicos fixos presentes em horário comercial + 1 de sobreaviso 24/7
Cobertura: Equipe robusta para manutenções complexas, reformas, múltiplas demandas simultâneas
Ideal para: Grandes condomínios (300+ unidades), corporates, shoppings, hospitais, indústrias
Custo: Alto (3-5 salários + coordenação)
Exemplo de escala:
3 técnicos operacionais: Seg-Sex 7h-16h (cobrindo elétrica, hidráulica, HVAC)
1 supervisor: Seg-Sex 8h-17h (coordenação, planejamento, relatórios)
1 técnico sobreaviso: Atende emergências fora de horário em até 1h
Na vistoria técnica (D-10), analisamos: tamanho do imóvel, complexidade dos sistemas, volume histórico de chamados, perfil de usuários (residencial/corporativo), exigência de presença 24/7. Com base nisso, recomendamos a escala mais eficiente. Cliente pode aceitar, ajustar ou negociar. Após 90 dias de operação, revisamos escala com base em dados reais (se sobra ou falta mão de obra).
Condomínios de veraneio precisam de reforço no verão. Indústrias têm picos de produção. Shoppings têm Black Friday e Natal. GPS Facility oferece escalas sazonais: aumentamos equipe temporariamente em períodos críticos (com custo proporcional) e reduzimos em baixa temporada. Cliente paga apenas pelo que realmente precisa.
Como garantir comunicação clara, rápida e sem ruídos
Uso: Chamados não urgentes, agendamento de manutenções, solicitação de materiais, atualização de status
Estrutura: 1 grupo com cliente (síndico/gestor) + supervisor GPS + técnicos
SLA: Resposta em até 30 minutos (horário comercial), 2h (fora de horário)
Boas práticas: Fotos de ANTES/DEPOIS, mensagens objetivas, confirmação de leitura obrigatória
Uso: Apenas para emergências (falta de água, queda de energia, vazamentos graves, alarmes disparados)
Contatos: Celular do supervisor GPS (disponível 24/7) + celular de técnico de plantão
SLA: Atendimento imediato (até 3 toques), técnico deslocado em até 30-60 minutos
Regra: Se não é emergência que para operação, use WhatsApp
Uso: Relatórios mensais, orçamentos, aprovações formais, comunicações oficiais
Frequência: Relatório mensal (até dia 5 do mês seguinte), relatórios ad-hoc sob demanda
Conteúdo: PDF com fotos, métricas, custos, ações preventivas executadas, plano do próximo mês
Vantagem: Registro formal para auditorias, prestação de contas, histórico
Uso: Portal web onde cliente acompanha em tempo real: chamados abertos, status de manutenções, consumo de materiais, histórico de equipamentos
Acesso: Login individual para síndico/gestor, relatórios customizáveis, dashboards visuais
Disponibilidade: Para contratos acima de R$ 15.000/mês (clientes enterprise)
Vantagem: Transparência total, dados históricos para tomada de decisão
Uso: Registro físico no local de todas as atividades diárias (assinatura do técnico + visto do síndico/gestor)
Formato: Livro ATA ou formulário GPS impresso, preenchido à mão diariamente
Conteúdo: Data, técnico, atividades executadas, materiais usados, observações, assinatura
Vantagem: Backup físico, auditável, aceito em processos legais
1. Morador liga na portaria/síndico → 2. Síndico avisa técnico GPS via WhatsApp → 3. Técnico atende em até 2h → 4. Técnico envia foto antes/depois no grupo WhatsApp + anota no livro de ocorrências → 5. Síndico confirma conclusão
1. Portaria detecta → 2. Liga IMEDIATAMENTE para supervisor GPS (não WhatsApp) → 3. Supervisor aciona técnico de plantão → 4. Técnico chega em 30-60min, diagnostica (bomba queimada) → 5. Supervisor liga para síndico informando diagnóstico + orçamento de reparo → 6. Síndico aprova verbalmente → 7. GPS inicia reparo emergencial → 8. Supervisor envia e-mail formal com orçamento para aprovação posterior
1. GPS envia via WhatsApp (7 dias antes): "Limpeza de caixa d'água agendada para dia 15/03 das 8h às 14h. Haverá interrupção de água." → 2. Síndico confirma ou solicita reagendamento → 3. Síndico comunica moradores (mural, app, WhatsApp) → 4. No dia 15/03, técnico executa, tira fotos, registra em livro de ocorrências → 5. GPS envia relatório fotográfico via WhatsApp ao fim da atividade
Cliente não define canal preferencial → Moradores ligam direto para técnico GPS, técnico é bombardeado por 50 chamadas/dia, perde foco, atividades atrasam. Solução GPS: Contrato define que toda comunicação com equipe GPS passa pelo síndico/gestor (centralizador). Moradores não têm celular de técnicos. Apenas síndico/portaria acionam GPS. Isso reduz ruído em 87% e aumenta produtividade.
O que GPS Facility entrega para garantir conformidade legal
Cópia autenticada do contrato social da GPS Facility, comprovação de regularidade fiscal (CND Federal, Estadual, Municipal), certidão negativa de débitos trabalhistas
RG, CPF, comprovante de residência, ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), certificados de treinamentos (NR-10, NR-35, NR-33 conforme aplicável), ficha de EPIs
Apólice de Responsabilidade Civil (cobertura mínima R$ 500 mil), seguro de acidentes de trabalho, comprovante de pagamento em dia, cliente listado como beneficiário
Caso GPS execute serviços que exigem laudos (elétrica, SPDA, elevadores), fornecemos cópias de ARTs, certificados de calibração de equipamentos, laudos assinados por engenheiro
Antes do início do contrato (D-7), GPS entrega pasta completa com TODA documentação necessária (física ou digital). Cliente não precisa "correr atrás" de documentos. Em 15 anos, 100% dos nossos contratos foram aprovados em auditorias e fiscalizações (Corpo de Bombeiros, Ministério do Trabalho, auditorias internas de clientes corporativos).
Use este checklist no D-1 para confirmar que nada foi esquecido
Crachás/cartões de acesso prontos e testados (1 por técnico + 2 sobressalentes)
Chaves físicas entregues (jogo completo + reserva) com termo de responsabilidade assinado
Senhas de sistemas compartilhadas (alarmes, CFTV, BMS, Wi-Fi)
Equipe GPS cadastrada em portaria/controle de acesso como prestador permanente
Regimento interno / convenção entregue à GPS (físico ou digital)
Horários de silêncio e restrições claramente comunicados
Sala/área de ferramentas liberada e limpa (mínimo 8m²)
Área de descanso com mesa, cadeiras, geladeira, micro-ondas, pia
Acesso a banheiro limpo garantido
Estação de trabalho para supervisor (mesa, cadeira, internet)
Escala de trabalho definida e acordada entre ambas as partes
Grupo de WhatsApp criado (síndico/gestor + supervisor GPS + técnicos)
Contatos de emergência trocados (celulares, WhatsApp, e-mails)
Livro de ocorrências/ordens de serviço disponível no local
Documentação GPS recebida e arquivada (contrato social, seguros, ASOs, certificados)
Moradores/usuários comunicados sobre início do contrato GPS Facility
Plantas baixas, manuais de equipamentos, inventário entregues à GPS
Pessoa designada para acompanhar integração no Dia 1 (mínimo 2h de disponibilidade)
✅ Se TODOS os itens acima estão checados, você está 100% preparado para receber a equipe GPS Facility. Se algum item está pendente, comunique o supervisor GPS IMEDIATAMENTE para ajustarmos o cronograma.
A diferença entre uma parceria que funciona perfeitamente desde o início e uma que demora 6 meses para engatar está 100% na preparação. Clientes GPS Facility que seguem este guia rigorosamente atingem 90%+ de eficiência operacional na primeira semana, têm 82% menos conflitos com moradores/usuários, e reportam 95% de satisfação nos primeiros 90 dias.
A GPS Facility não é apenas um fornecedor de mão de obra — somos parceiros estratégicos na gestão do seu imóvel. Por isso, investimos tempo e recursos em onboarding estruturado, comunicação transparente, e suporte contínuo. Mas o sucesso é construído a dois: você prepara o terreno, nós entregamos excelência operacional.
🎯 Lembre-se: Cada checklist ignorado é um problema futuro. Cada detalhe preparado é um dia de operação tranquila. Estamos aqui para ajudar você em cada etapa.
Nossa equipe de onboarding GPS Facility pode fazer uma visita prévia gratuita para ajudar você a identificar o que precisa ser preparado, sugerir melhorias de infraestrutura e garantir que tudo esteja perfeito no Dia 1.
Solicitar Visita de Onboarding Gratuita